ในโลกที่เต็มไปด้วยความวุ่นวายและภาระงานมากมาย การจัดการเวลาและงานอย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นทักษะที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุกคน ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหาร พนักงานออฟฟิศ หรือแม้แต่นักศึกษา การมีระบบจัดการงานที่ดีจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Damon Zahariats ผู้เขียนหนังสือ “To-Do List Formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work!” ได้นำเสนอแนวคิดที่น่าสนใจในการปรับปรุงวิธีการจัดการ To-Do List ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ความสำคัญของ To-Do List
To-Do List เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการจัดระเบียบความคิดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่หลายคนกลับพบว่าตนเองมีความรู้สึกทั้งรักและเกลียดต่อรายการเหล่านี้
ในขณะที่ To-Do List ช่วยให้เราสามารถจดจ่อกับงานทีละอย่างได้ แต่ในทางกลับกัน มันก็อาจทำให้เรารู้สึกล้มเหลวเมื่อไม่สามารถทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้นได้
จากข้อมูลของแอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานยอดนิยมอย่าง I Done This พบว่าคนทั่วไปไม่สามารถทำงานใน To-Do List ได้สำเร็จถึง 41% ซึ่งเป็นตัวเลขที่น่าตกใจ นอกจากนี้ ปัญหาที่พบบ่อยคือรายการที่ยาวเกินไปและเต็มไปด้วยงานที่ไม่สำคัญ ทำให้เกิดความรู้สึกท้อแท้และสิ้นหวัง
แม้แต่ระบบการจัดการงานที่ได้รับความนิยมอย่าง GTD (Getting Things Done) ก็ยังมีข้อจำกัด แม้ว่า GTD จะเป็นระบบที่ดีในการนำความคิดออกจากหัวและบันทึกลงในรายการ แต่มันยังไม่สามารถแยกแยะระหว่างงานที่มีคุณค่าสูงและต่ำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สูตร To-Do List ของ Damon Zahariats
Damon Zahariats ได้นำเสนอวิธีการที่ช่วยให้เราสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเน้นการกำหนดงานที่มีผลกระทบสูง (HITs – High Impact Tasks) ได้อย่างรวดเร็ว ระบบของ Zahariats สามารถสรุปได้เป็น 3 หลักการสำคัญ ได้แก่:
- MMM (Master To-Do List System Matrix)
- ACE
- LLL
MMM: การจัดเรียง To-Do List
หลักการ MMM อธิบายวิธีการจัดเรียง To-Do List โดยแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก:
- รายการโครงการสำคัญ (Major Project List): สร้างรายการแยกสำหรับโครงการใหญ่ๆ เช่น การจัดบ้าน การวางแผนท่องเที่ยว หรือการสร้างเว็บไซต์ การมีรายการเฉพาะโครงการช่วยลดแรงต้านในการเริ่มทำงาน เพราะคุณมีขั้นตอนถัดไปพร้อมอยู่แล้ว
- รายการเบ็ดเตล็ด (Miscellaneous List): สำหรับงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการใหญ่ การมีรายการนี้ช่วยให้คุณบันทึกงานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องคิดมาก
- รายการอาจจะทำ (Maybe List): สำหรับงานที่ยังไม่พร้อมกำหนดเวลาหรือยังไม่ชัดเจน ควรทบทวนรายการนี้เป็นประจำเพื่อพิจารณาว่าสามารถย้ายงานไปยังรายการอื่นได้หรือไม่
ACE: วิธีการเขียน To-Do List
หลักการ ACE ช่วยให้เราเขียน To-Do List ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยแต่ละรายการควรประกอบด้วย 3 ส่วนสำคัญ:
- คำกริยาที่แสดงการกระทำ (Active Verb): เริ่มต้นทุกงานด้วยคำกริยาที่ชัดเจน เช่น “ซื้อ” “ทำ” “หมุน” เพื่อให้รายการมีความชัดเจนและปฏิบัติได้จริง
- ข้อผูกมัด: ระบุเวลาที่คาดว่าจะใช้ในการทำงานนั้นๆ ให้เสร็จ เช่น [30 นาที] เพื่อช่วยในการวางแผนและจัดสรรเวลา
- ผลลัพธ์ที่คาดหวัง (Expected Result): ระบุเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการจากการทำงานนั้น เช่น “ยางมีอายุการใช้งานนานขึ้น” เพื่อให้เห็นความสำคัญของงาน
ตัวอย่างการเขียนรายการตามหลัก ACE:
- ซื้อเค้กวันเกิดให้ Chloe [30 นาที] – Chloe มีวันเกิดที่ยอดเยี่ยม
- ทำรายงานค่าใช้จ่ายให้เสร็จ [15 นาที] – ได้รับเงินคืน
- การหมุนยางและตั้งศูนย์ล้อ [45 นาที] – ยางมีอายุการใช้งานนานขึ้น
การเขียนรายการในลักษณะนี้ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของงาน เวลาที่ต้องใช้ และเป้าหมายที่ต้องการบรรลุได้อย่างชัดเจน
LLL: การติดป้ายกำกับและกรองรายการ
หลักการ LLL เน้นการใช้ป้ายกำกับ 3 ประเภทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการงาน:
- ป้ายกำกับสถานที่ที่เป็นไปได้ (Possible Location Labels): ระบุสถานที่ที่ต้องทำงานนั้นๆ เช่น “หน้างาน” “การประชุมทีม” “สำนักงานลูกค้า” เพื่อให้สามารถจัดกลุ่มงานตามสถานที่ได้
- ป้ายกำกับพลังงานต่ำ (Low Energy Label): สำหรับงานที่ไม่ต้องใช้ความพยายามมาก เหมาะสำหรับช่วงเวลาที่คุณรู้สึกเหนื่อยล้าแต่ยังต้องทำงานให้เสร็จ
- ป้ายกำกับน้อยกว่า 15 นาที (Less Than 15 Minutes Label): สำหรับงานที่ใช้เวลาน้อยกว่า 15 นาที ช่วยให้คุณสามารถจัดการงานเล็กๆ น้อยๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาว่าง
การใช้ป้ายกำกับเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถกรองและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การนำไปใช้ในชีวิตประจำวัน
การนำระบบ To-Do List แบบ 3×3 นี้ไปใช้ จะช่วยให้เราสามารถสร้าง To-Do List ประจำวันที่มีประสิทธิภาพได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้:
- ใช้บัตรบันทึกหรือแอปพลิเคชันที่คุณสะดวก
- เลือกงานที่มีผลกระทบสูงไม่เกิน 7 รายการ
- เพิ่มงานที่ใช้เวลาน้อยกว่า 15 นาทีอีก 2-3 รายการ
- กำหนดเวลาเริ่มต้นโดยประมาณสำหรับแต่ละงาน
- เว้นช่องว่างระหว่างงานเพื่อรองรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด
- ทบทวนและปรับปรุงรายการทุกเช้า
การใช้ระบบนี้จะช่วยให้คุณรู้สึกสงบและมีสมาธิมากขึ้น เพราะคุณไม่เพียงแค่ทำงานให้เสร็จ แต่กำลังทำสิ่งที่ถูกต้องและมีความสำคัญอย่างแท้จริง
บทสรุป
สูตร To-Do List ของ Damon Zahariats นำเสนอวิธีการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพและเป็นระบบ โดยเน้นการจัดลำดับความสำคัญ การเขียนรายการที่ชัดเจน และการใช้ป้ายกำกับเพื่อเพิ่มความยืดหยุ่น วิธีการนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้น แต่ยังช่วยให้คุณทำงานที่สำคัญและมีผลกระทบสูงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การนำระบบนี้ไปปรับใช้อาจต้องใช้เวลาและความพยายามในช่วงแรก แต่เมื่อคุณคุ้นเคยกับวิธีการนี้แล้ว คุณจะพบว่าการจัดการงานและเวลาของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดและความรู้สึกเหนื่อยล้าที่มักเกิดขึ้นเมื่อต้องเผชิญกับภาระงานจำนวนมากได้นั่นเองครับผม
References :
หนังสือ To-Do List Formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work! โดย Damon Zahariades
