ในโลกปัจจุบันที่การสื่อสารเป็นทักษะสำคัญ การพูดและเขียนอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ไม่ว่าคุณจะเป็นนักศึกษา พนักงานบริษัท หรือผู้บริหาร การสื่อสารที่ชัดเจนและตรงประเด็นจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในทุกด้านของชีวิต
Matt Huang ผู้เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์และการดำเนินงานที่ Google และอดีตที่ปรึกษาด้านการจัดการที่ BCG ได้มาแบ่งปันเคล็ดลับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพที่เขาใช้ในการทำงานและชีวิตประจำวันผ่านช่อง Youtube ของเขา (Matt Huang Channel)
เริ่มต้นด้วยจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน
“ก่อนที่คุณจะเริ่มพูดหรือเขียนอะไร คุณต้องรู้ก่อนว่าคุณต้องการอะไร” Matt เริ่มต้นบทสนทนาด้วยประโยคนี้
เขาอธิบายว่า คนส่วนใหญ่มักเข้าสู่การสนทนาหรือการประชุมโดยไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้การสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ “ลองนึกภาพว่าคุณกำลังจะเข้าประชุมกับเจ้านาย คุณต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากการประชุมครั้งนี้ จะขออนุมัติโครงการใหม่หรือเสนอแนวคิดใหม่ ๆ หรือแค่รายงานความคืบหน้าของงาน”
Matt ยกตัวอย่างสถานการณ์ที่พบบ่อยในการทำงาน “สมมติว่าคุณกำลังจะเข้าพบ CEO เพื่อขออนุมัติงบประมาณสำหรับโครงการใหม่ คุณต้องเตรียมตัวให้พร้อมว่าจะนำเสนออย่างไร จะตอบคำถามอย่างไรหากมีข้อสงสัย และที่สำคัญคือต้องรู้ว่าผลลัพธ์ที่คุณต้องการคืออะไร”
เขาย้ำว่าการมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณมีสมาธิในการสนทนา ไม่หลงประเด็น และสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น “เมื่อจบการสนทนา คุณควรสามารถถามตัวเองได้ว่า ‘ฉันบรรลุเป้าหมายนี้หรือยัง? ถ้าไม่ อะไรที่ต้องทำต่อ?’ อาจเป็นการนัดประชุมติดตามผลหรือขั้นตอนต่อไปที่ต้องดำเนินการ”
รู้จักผู้ฟังของคุณ
“การรู้จักผู้ฟังเป็นกุญแจสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ” Matt กล่าว “คุณต้องเข้าใจว่าคนที่คุณกำลังสื่อสารด้วยคือใคร พวกเขามีพื้นฐานความรู้อะไร และอะไรที่สำคัญสำหรับพวกเขา”
เขายกตัวอย่างจากประสบการณ์การทำงานกับนักศึกษาและมืออาชีพที่เพิ่งเริ่มต้นทำงาน “ผมเจอบ่อยมากที่คนที่มาจากสายงานเทคนิค เช่น วิศวกร หรือนักวิทยาศาสตร์ มักจะใช้ศัพท์เฉพาะทางในการอธิบายงานของตัวเอง ซึ่งคนทั่วไปอาจไม่เข้าใจ”
Matt แนะนำว่า “คุณต้องสมมติว่าผู้ฟังของคุณมีความรู้พื้นฐานเป็นศูนย์ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องอธิบายทุกอย่างเหมือนพูดกับเด็ก แต่คุณควรเริ่มต้นด้วยการให้บริบทและคำอธิบายพื้นฐาน แล้วค่อย ๆ เพิ่มรายละเอียดขึ้นไป”
เขายังเน้นย้ำถึงความสำคัญของการลดการใช้ศัพท์เฉพาะทาง “ถ้าคุณกำลังสื่อสารกับคนที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในสาขาของคุณ พยายามใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย อธิบายแนวคิดที่ซับซ้อนด้วยคำพูดธรรมดา ๆ และใช้ตัวอย่างที่คนทั่วไปสามารถเข้าใจได้”
Matt ยังแนะนำให้ใช้เทคนิคของ Richard Feynman นักฟิสิกส์ชื่อดัง “ลองอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อนให้เด็กอายุ 10 ขวบฟัง ถ้าคุณทำได้ นั่นแสดงว่าคุณเข้าใจมันอย่างถ่องแท้จริง ๆ”
วิธีการพูดที่มีประสิทธิภาพ
“เมื่อคุณรู้ว่าต้องการอะไรและกำลังพูดกับใคร ขั้นตอนสุดท้ายคือการรู้วิธีการพูด” Matt กล่าว
เขาเน้นย้ำถึงความสำคัญของการมีโครงสร้างในการนำเสนอ “คุณต้องมีแผนที่ชัดเจนว่าจะพูดอะไรบ้าง เรียงลำดับอย่างไร ไม่เช่นนั้นคุณอาจหลงทางระหว่างการนำเสนอได้”
Matt แนะนำโครงสร้างพื้นฐานดังนี้:
- เริ่มต้นด้วยบริบท: อธิบายว่าทำไมเราถึงมีการประชุมนี้ อะไรคือสถานการณ์ปัจจุบัน
- เนื้อหาหลัก: แบ่งเป็นหัวข้อย่อยตามความเหมาะสม
- สรุปและเรียกร้องให้ดำเนินการ (Call to Action): สรุปประเด็นสำคัญและบอกว่าต้องทำอะไรต่อไป
“Call to Action เป็นสิ่งสำคัญมาก”Matt กล่าว “ทุกการประชุมควรจบลงด้วยการมอบหมายงานที่ชัดเจน ใครต้องทำอะไร ภายในเมื่อไหร่ ถ้าไม่มีสิ่งนี้ การประชุมก็อาจไม่มีประโยชน์เลย”
นอกจากนี้ Matt ยังแนะนำให้เขียนทุกอย่างลงไปก่อนการนำเสนอ “การเขียนช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดได้ดีขึ้น ถ้าคุณอ่านสิ่งที่คุณเขียนแล้วมันไม่มีความหมาย คุณคิดว่ามันจะมีความหมายเมื่อออกจากปากคุณหรือ? แน่นอนว่าไม่ใช่”
เขาสรุปว่า “การเขียนที่ชัดเจนนำไปสู่การคิดที่ชัดเจน และการคิดที่ชัดเจนนำไปสู่การพูดที่ชัดเจน นี่คือหัวใจสำคัญของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ”
บทสรุป: ฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง
Matt ทิ้งท้ายด้วยคำแนะนำว่า “การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่ทักษะที่จะเกิดขึ้นได้ในชั่วข้ามคืน มันต้องอาศัยการฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ในชีวิตประจำวัน ทั้งในที่ทำงาน ในการเรียน หรือแม้แต่ในการพูดคุยกับเพื่อนและครอบครัว คุณจะเห็นว่าการสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นเรื่อย ๆ”
เขากล่าวทิ้งท้ายว่า “จำไว้ว่า การสื่อสารที่ดีไม่ได้เกี่ยวกับการพูดมาก แต่เกี่ยวกับการพูดให้ตรงประเด็นและมีความหมาย เมื่อคุณสามารถทำให้คนอื่นเข้าใจความคิดของคุณได้อย่างชัดเจน นั่นแหละคือความสำเร็จที่แท้จริงของการสื่อสาร”
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สามารถเรียนรู้และพัฒนาได้ ด้วยการฝึกฝนและใส่ใจในรายละเอียด คุณสามารถพัฒนาความสามารถในการสื่อสารของคุณได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งใดหรือทำงานในสาขาไหน การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างแน่นอน
References :
Communicating effectively is shockingly uncomplicated
https://youtu.be/wbM8zfMVoG0?si=6US9GFxtCy8szwcA