การนำเสนอเกือบทั้งหมด ไมว่าจะเป็น PowerPoint หรืออย่างอื่น ส่วนใหญ่จะเป็นการที่ผู้นำเสนอพูดในขณะที่แสดงสไลด์ที่เต็มไปด้วยคำต่าง ๆ มากมาย โดยที่จะมีคำต่าง ๆ บนหน้าจอสนับสนุนคำพูดที่ผู้นำเสนอกำลังพูด ซึ่งมีความเชื่อว่าเป็นการเพิ่มทั้งความเข้าใจและความจำของผู้รับฟังได้ดีขึ้น
แต่มันมีปัญหาอยู่อย่างหนึ่งก็คือ การนำเสนอด้วย Powerpoint ลักษณะดังกล่าวนั้น เป็นการลดความเข้าใจที่เกิดขึ้นจริง เพราะสมองของมนุษย์ไม่ได้มีประสิทธิภาพในการทำงานหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการใช้สมองส่วนเดียวกัน นักจิตวิทยา Marc Coutanche จากมหาวิทยาลัย Pittsburgh อธิบาย :
“ขอบเขตภาษา [ของสมอง] ของคุณกำลังประมวลผลเสียง คำ ความหมายของประโยค ลองนึกภาพวงจรที่คุณมีอินพุตหลายตัวและเอาต์พุตหลายตัว แต่พวกมันใช้สายเชื่อมต่อเดียวกัน”
กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อสมองของเราได้ยินคำและเห็นคำต่างๆ กัน หรือสลับไปมาระหว่างชุดคำทั้งสอง ทำให้เกิดความสับสน นี่คือเหตุผลที่แทบทุกการนำเสนอ PowerPoint ทำให้เกิดความน่าเบื่อและไม่น่าจดจำ
อย่างไรก็ตาม สมองของเราสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ เมื่อการทำงานหลายอย่างทำให้เกิดความต้องการในส่วนต่างๆ ของสมอง นั่นคือเหตุผลที่เราสามารถขับรถได้อย่างปลอดภัยในขณะที่กำลังฟังพอดแคสต์
โชคดีที่มีทางเลือกอื่นที่มีประสิทธิภาพในการนำเสนอแบบสไลด์/แสดงหัวข้อย่อย และนี่เป็นข้อมูลสรุปโดยย่อ :
- หากต้องการปรึกษาหารือและตัดสินใจ ให้ใช้เอกสารสรุป เอกสารสั้นๆ (สูงสุดสามหน้า) ที่ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมจะอ่านเมื่อเริ่มการประชุม สิ่งสำคัญก็คือ อย่ามอบหมายเอกสารให้เป็นการบ้านก่อนการประชุม เพราะแทบไม่มีใครอ่านมัน
- หากกำลังสอนและฝึกอบรม ให้สร้างประสบการณ์เชิงโต้ตอบ ซึ่งหมายถึงรูปแบบต่าง ๆ เช่น แบบฝึกหัดกลุ่ม และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการจดบันทึก ให้ใช้ดินสอหรือปากกาเสมอ ห้ามใช้คอมพิวเตอร์ การจดบันทึกบนกระดาษช่วยเพิ่มการจดจำได้มากเพราะดึงเอาส่วนต่างๆ ของสมองออกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
- หากต้องการสร้างความบันเทิงหรือสร้างแรงบันดาลใจ ให้กล่าวสุนทรพจน์ เมื่อมีกลุ่มใหญ่เกินกว่าจะใช้รูปแบบของแบบฝึกหัดเชิงโต้ตอบ ให้ลองมองดูรูปแบบของ TED Talk มากกว่ารูปแบบการบรรยายของอาจารย์ในมหาวิทยาลัย หากมีภาพที่มีความสำคัญต่อการทำความเข้าใจกับคำพูด ให้แสดงภาพนั้น แต่ไม่ต้องแสดงรายการหัวข้อย่อย ถ้าใครเคยดู TED Talk เราจะไม่เห็นรายการหัวข้อย่อยใน TED Talk เลย
ผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงจำนวนมาก เช่น Jeff Bezos และ Elon Musk ได้สรุปว่าสิ่งต่างๆ เหล่านี้มันไม่ work และมีรายงานว่าพวกเขาไม่ต้องการใช้ PowerPoints อีกต่อไป
Jeff Bezos ได้สั่งห้าม PowerPoint จากการประชุมที่ Amazon โดยยืนยันว่าการประชุมจะเริ่มต้นด้วยผู้เข้าร่วมประชุมที่จะมีการอ่านเอกสารที่มีข้อมูลที่จำเป็นเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นนั้น ๆ ในหัวข้อการประชุม
เนื่องจากมีการวิจัยทางวิทยาศาสตร์ว่าการใช้ PowerPoint ช่วยลดความฉลาดขององค์กร อย่างไรก็ตาม การแทนที่ PowerPoint ด้วย “เอกสารสรุป” (อย่างที่ Bezos ทำ) ไม่ใช่แค่เพียงสนับสนุนข้อมูลทางวิทยาศาสตร์เท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีการทางการเงินที่ชาญฉลาดอย่างไม่น่าเชื่อด้วยเหตุผลสองประการต่อไปนี้:
- ช่วยประหยัดเวลา PowerPoint สื่อสารด้วยความเร็วที่ผู้นำเสนอพูด เอกสารสรุปสื่อสารด้วยความเร็วที่ผู้ร่วมประชุมอ่าน การนำเสนอที่จะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง สามารถย่อให้เหลือเพียงห้านาที
- ช่วยโฟกัสที่เนื้อหาที่ตรงประเด็น เนื่องจากเอกสารสรุปให้ข้อมูลสำคัญในตอนเริ่มการประชุม ทุกคนจึงโฟกัสไปที่เนื้อหาเดียวกันอย่างแท้จริง และการอภิปรายหรือการถกเถียงจะสั้นลงและตรงประเด็นมากขึ้น นอกจากนี้ เนื่องจากการนำเสนอด้วย Powerpoint ต้องมีผู้นำเสนอ จึงจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมเพื่อรับข้อมูล แต่ด้วยเอกสารสรุป ผู้เข้าร่วมต้องการเพียงแค่ข้อมูล แต่ไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วม สามารถอ่านเอกสารและข้ามการประชุมไปได้ทันที
ต้องบอกว่าก่อนหน้านี้ผู้บริหารโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 50 เปอร์เซ็นต์ของเวลาในการประชุม (หนึ่งในสามของทั้งหมดนั้นไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง) นี่เป็นสิ่งที่ทำให้เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ เหนือกว่าความสามารถอันน้อยนิดของ PowerPoint ที่ทั้งสูญเสียทั้งทรัพยากรและรายจ่ายโดยใช่เหตุขององค์กรส่วนใหญ่นั่นเอง
References :
https://www.inc.com/geoffrey-james/science-just-discovered-your-brain-really-hates-powerpoint.html
https://www.inc.com/geoffrey-james/the-worlds-best-communicators-dont-use-powerpoint.html
https://www.inc.com/geoffrey-james/jeff-bezos-banned-powerpoint-its-arguably-smartest-management-move-that-hes-ever-made.html